Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : novembre 2026

1. Qui nous sommes

UNM offre une réceptionniste virtuelle aux entreprises de services : elle répond à leurs appels, prend les demandes et les transmet à l'entreprise.

UNM est un service d'Automaitre inc. (NEQ 1180947393), 355 rue Gros-Pierre, Québec (Québec) G1C 8H1.

2. Deux situations différentes

Vous avez appelé une entreprise qui utilise UNM. C'est cette entreprise qui est responsable de vos renseignements personnels. UNM les traite pour son compte, comme prestataire de services. Pour exercer vos droits, adressez-vous d'abord à cette entreprise. Si vous nous écrivez, nous lui transmettrons votre demande et l'aiderons à y répondre.

Vous êtes client d'UNM ou visiteur de notre site. UNM est alors responsable de vos renseignements personnels (sections 9 et 10).

3. Ce que nous recueillons lors d'un appel

Pour le compte de l'entreprise que vous avez appelée :

• votre voix : l'appel peut être enregistré. Nous l'annonçons au début de chaque appel (« Cet appel peut être enregistré. ») ;
• votre numéro de téléphone, tel que transmis par l'afficheur ;
• ce que vous nous dites : votre nom, l'adresse des travaux, la description de votre besoin, l'échéance souhaitée, ou le message que vous laissez ;
• si vous utilisez le lien reçu par texto : vos corrections, votre courriel, ainsi que les photos et documents que vous choisissez d'ajouter.

Si vous raccrochez sans laisser de demande, l'entreprise peut quand même voir votre numéro, la durée de l'appel et son enregistrement, si elle a activé son journal d'appels. Elle peut aussi recevoir un texto signalant un appel manqué, si elle a activé cette option.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Traiter votre demande et la transmettre à l'entreprise : fiche dans son portail et texto résumé à son responsable.
• Vous envoyer par texto un lien pour vérifier votre demande, la corriger et y ajouter des photos. Un rappel peut suivre si le lien n'est pas utilisé.
• Permettre à l'entreprise de réécouter l'appel.
• Contrôler la qualité du service : chaque nuit, un programme vérifie automatiquement que la réceptionniste a bien compris les appels de la veille. L'équipe UNM réécoute certains appels pour corriger ses erreurs.

La réceptionniste virtuelle ne prend aucune décision à votre sujet. Elle recueille votre demande pour l'entreprise, qui y donne suite.

UNM ne vend pas vos renseignements, ne les utilise pas à des fins publicitaires et n'entraîne aucun modèle d'intelligence artificielle avec eux.

Nos fournisseurs traitent vos renseignements selon leurs propres conditions. Nous n'avons pas encore obtenu de chacun l'engagement écrit de ne pas s'en servir pour améliorer ses modèles.

5. Comment : les moyens utilisés

Un logiciel répond à l'appel. La conversation est transcrite automatiquement, et la voix de la réceptionniste est synthétisée. Un résumé de l'appel est produit automatiquement. Les textos passent par un fournisseur de téléphonie.

6. Qui a accès à vos renseignements

• L'entreprise que vous avez appelée, par son portail et par texto.
• L'équipe UNM, seulement pour le soutien technique et le contrôle de la qualité. Ses consultations du portail d'une entreprise se font en lecture seule et sont journalisées.
• Nos fournisseurs (section 7), strictement pour faire fonctionner le service.

Chaque entreprise cliente ne voit que ses propres demandes. Ce cloisonnement est vérifié par des tests automatisés.

7. Communication à l'extérieur du Québec

Vos renseignements sont communiqués à l'extérieur du Québec, surtout aux États-Unis, par l'intermédiaire de nos fournisseurs :

Avant de recourir à ces fournisseurs, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été réalisée, comme l'exige la loi. Nos fournisseurs directs sont encadrés par leur entente de protection des données ; ceux que Vapi utilise le sont par l'entremise de Vapi.

8. Combien de temps nous les conservons

• Demandes, enregistrements, photos et documents : conservés pour l'entreprise 30 jours par défaut, ou pendant la durée qu'elle a choisie. Elle peut aussi les supprimer avant. À la fin de son contrat avec UNM, ils sont supprimés après 30 jours.
• Lien de confirmation par texto : il expire après 2 heures, par défaut.
• Copies techniques chez nos fournisseurs : elles suivent leur propre calendrier.
  • Appels chez Vapi : 14 jours.
  • Journaux des textos chez Twilio : 13 mois, puis archivés.
  • Journaux de notre serveur chez Render (sans nom ni numéro en clair) : 7 jours.

9. Clients d'UNM (entreprises abonnées)

Nous recueillons :

• le nom de votre entreprise et ses coordonnées publiques ;
• le courriel de connexion de chaque utilisateur ;
• le numéro qui reçoit les textos de demandes ;
• la configuration de votre réceptionniste.

La facturation passe par Stripe. UNM ne voit jamais votre numéro de carte.

Fins : fournir le service, vous facturer, vous offrir du soutien.

Conservation : pendant la durée du contrat, puis six ans pour les documents de facturation, comme l'exigent les lois fiscales.

10. Site getunm.com et portail

• Le site n'utilise ni témoin (cookie) publicitaire ni outil de mesure d'audience. Comme pour tout site Web, le serveur reçoit l'adresse IP et le type de navigateur des visiteurs.
• Le portail garde votre session ouverte grâce au stockage local de votre navigateur. Il n'utilise aucun témoin publicitaire.

11. Sécurité

• Échanges chiffrés entre nos systèmes, et entre nos systèmes et votre navigateur. Les appels et les textos passent, eux, par le réseau téléphonique ordinaire, comme tout appel ou texto.
• Fichiers stockés dans des espaces privés, accessibles seulement par des liens temporaires (1 heure pour les enregistrements et les fichiers, 2 heures par défaut pour le lien texto).
• Cloisonnement entre entreprises vérifié par des tests automatisés.
• Coordonnées masquées dans les journaux techniques.
• Accès de l'équipe UNM journalisé.

12. Vos droits

Vous pouvez :

• accéder à vos renseignements et en obtenir une copie, y compris dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• les faire corriger ;
• retirer votre consentement à leur utilisation ;
• porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

Pour une demande liée à un appel, adressez-vous à l'entreprise que vous avez appelée, ou écrivez-nous (section 13). Pour vos renseignements de client d'UNM, écrivez-nous.

Nous répondons par écrit dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Si nous refusons une demande, nous expliquons pourquoi et nous indiquons vos recours.

Plaintes. Pour vous plaindre de la façon dont UNM traite vos renseignements, écrivez au responsable (section 13). Nous répondons par écrit dans les 30 jours. Si la réponse ne vous convient pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec.

13. Responsable de la protection des renseignements personnels

14. Incidents de confidentialité

En cas d'incident, UNM avise sans délai l'entreprise concernée. Si l'incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées sont avisées.

15. Modifications

Toute modification de cette politique est publiée sur cette page, avec sa date.